LibrarEvolution

Met de slogan ‘Samen makkelijker werken’ is vorig jaar binnen de hogeschool Windesheim Sharepoint binnengehaald. Het makkelijker samen werken is nog niet helemaal uit de verf gekomen.
Een van de dingen die eenvoudiger zou kunnen is het delen van bestanden en samen werken aan documenten. Echter worden documenten nog teveel via mail als attachment rondgestuurd. Ieder zet er zijn/haar commentaar bij en mailt het weer terug naar de afzender. Die heeft dan de schone taak om alles bij elkaar te harken tot een geheel.
We hebben specifieke Document Libraries en Teamsites juist om dit omslachtige gedoe te voorkomen. Ook om te voorkomen dat er allerlei attachments worden rondgestuurd. Toch gebeurt het dagelijks vele malen. Wie overkomt het niet, of doet het niet?
Mainsoft heeft een heel aardige oplossing voor m.n. al diegene (waar ik ook toe behoor) die eerder een attachment sturen dan een link naar het document in ShareNet …. of Google Docs. De oplossing in twee varianten heet Harmony.
Het is software die zorgt dat in je Outlook 2007 een extra paneeltje komt die zorgt dat je meteen bij je documenten kunt komen en die eenvoudig als link in je email kunt laten opnemen.Harmony for Sharepoint (ShareNet) laat je eenvoudig een koppeling maken naar bijvoorbeeld je eigen MyDepartment. Als je dat gedaan hebt zie je alle Document Libraries en daarbinnen alle documenten.

Open een ‘map’ en je ziet de documenten. Linksklik op een document en sleep je cursor naar de mail en er staat een link naar je document. De ontvanger moet wel de rechten hebben om bij de documenten te komen, anders werkt het niet. Probeer dit dus niet met documenten uit je MySite, dat gaat niet werken.
Je kunt alle plekken binnen ShareNet waarop je rechten hebt toevoegen aan je Harmony paneel. Snel wisselen dus tussen je diverse document opslagplaatsen vanuit Outlook. Open van een document kan ook vanuit het Harmony paneel, kwestie van dubbelklikken.

Versie 2 van Harmony die je gratis kunt downloaden en installeren is de Harmony Google Docs variant. Deze heeft dezelfde handigheidjes, ook openen van de documenten, en opnemen van link naar document in je mail. Geen attachments!

Mooier is dat bij verzenden van de mail Harmony nog even navraagt of je de ontvanger(s) alleen leesrechten of ook bewerkrechten geeft. De rechten bepaal je dus zelf.

Nadeel vind ik dat je bij meerdere Google Docs acount je moet uit- en inloggen om te wisselen. We werken binnen het Mediacentrum met een eigen Google Docs omgeving en daarnaast heb ik mijn eigen accounts. Hier zou dus enige verbetering kunnen plaatsvinden.
Wisselen tussen Sharepoint en Google Docs is eenvoudig. Klikken op de balk waarin de naam staat en het werkt.

Attachments die je binnenkrijgt kun je ook weer eenvoudig naar je Sharepoint Document Library slepen of naar je Google Docs account.

Ik denk zeker dat Harmony voor mij een blijvertje wordt. Ik hoop dat het zich gaat verspreiden binnen Windesheim. Zou misschien de slogan ‘Samen makkelijker werken’ een keer waarheid laten worden.

Mainsoft heeft al aangekondigt dat voor Outlook 2010 ook passende harmony plug-ins worden gemaakt. Misschien ga ik dan thuis ook nog eens Outlook gebruiken?